Privacy Policy

This policy says what personal data Azemble handles, why, and what your rights are. It is written to match what the software actually does, and we update it when that changes. It is part of the deal described in the Terms of Service.

Who is responsible

The controller is Hugo Veloso, operating Azemble from Portugal. For anything about your data, write to legal@azemble.org.

What we collect

• Your account: name, email address, a hashed password (never the password itself), time zone, language, and an optional profile photo. If you sign in with Google, we receive your name, email and, once, your Google profile photo if you have none on Azemble.
• What you create: events and their content, messages, poll votes, list items, expense records, and your participation in events. Who can see it is governed by the event's own visibility, as the Terms describe.
• Your location (profile): optional, and empty until you set it. It is the city or area you pick in the location picker, or the one found when you tap Use my location. It is never finer than a city or area, and never a street.
• Acceptance records: when you accepted the Terms, which version, and your age confirmation, kept as evidence of the agreement.
• Reports: if you report content, the report, and, if you provide them, your email address and account identity, plus the network address it was sent from. If you are reported or moderated, the report and the moderation record reference your content or account.
• Technical data: server logs and error reports needed to run and secure the service, which can include network addresses and browser information.

We do not run advertising, we do not sell data, we do not build interest profiles, and we use no tracking cookies, only the few cookies the app needs to work, such as keeping you signed in.

Why, and on what legal basis

• Running the service you signed up for: account, content, participation, and the emails the product sends (performance of a contract). You control non-essential emails in your notification settings, and every one of them carries an unsubscribe link.
• Handling reports, moderation, statutory notices, and orders from authorities (legal obligation, including the Digital Services Act).
• Keeping the service secure: rate limits, abuse prevention, logs, error monitoring (legitimate interest in operating a safe service).

Where it lives, and who processes it

Azemble runs on infrastructure in the European Union. Providers that process data for us: Fly.io (hosting), Tigris (file storage, EU region), Upstash (in-memory data), Resend (sending email), Sentry (error monitoring), Google (only if you choose Google sign-in), Cloudflare (bot detection at signup and sign-in), ChibiGeo (place lookup, run by ZeitFlow UG in Berlin, used only for the location on your profile), Anthropic (the AI that drafts a template, used only when you ask it for one), and TypeSafe (Jev, the AI that sorts new tags, used only when someone types a tag that matches no existing one). Some of these are US companies operating EU infrastructure; where a transfer outside the EU can occur, it is covered by the EU's standard contractual clauses in their data processing agreements. We share personal data with no one else, except authorities when the law requires it.

ChibiGeo receives the text you type into the location picker and, if you tap Use my location, the position your device reports, once. Both go from our server, not from your browser, so your own network address is not sent. ChibiGeo processes them in the EU, does not store the contents of a lookup, and keeps its logs for at most 30 days, under its own privacy policy. Use my location is optional and only runs when you tap it. Azemble keeps only the city or area that comes back; your device's position is never stored or logged.

Cloudflare runs Turnstile, the check that tells people from bots when you sign up or sign in. The check runs in your browser, so Cloudflare receives your network address and signals from your browser, as described in its Turnstile Privacy Addendum. Cloudflare also uses these signals, under its own legitimate interest, to improve Turnstile.

Anthropic runs Claude, the AI that drafts a template when you ask for one. It receives what you write to describe your plan (what you're planning, your answers to the optional questions, and what would make it go wrong) and the language you use Azemble in. It does not receive your name or your email address. The request goes from our server, not from your browser, so your network address is not sent. Anthropic stores it in the United States, and the model can run in any of the regions Anthropic operates in, so this is a transfer outside the EU, covered by the standard contractual clauses in its data processing agreement. Anthropic deletes the request and the draft within 30 days, unless it must keep them longer to enforce its usage policy or to comply with the law, and it does not use them to train its models, as its commercial data retention page describes.

TypeSafe runs Jev, the AI that sorts new tags. When someone types a tag that matches no existing one, Jev receives that word, the language the person who typed it uses Azemble in, the name of the event's or template's category if it has one, and up to 20 existing tags to compare it with. It answers three questions: does the word mean the same as an existing tag, is it a normal topic for an event, and does it reveal racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic or biometric data, health, sex life or sexual orientation (the special categories of data in Article 9 of the GDPR). It receives nothing else: not the event, not who typed the word, and no account data. The request goes from our server, not from your browser, so your network address is not sent. TypeSafe processes it in the United States, so this is a transfer outside the EU, covered by the standard contractual clauses in its data processing agreement. TypeSafe sets no fixed period for keeping the request: its agreement says it keeps it for as long as the processing needs. TypeSafe may also use it, with no end date, to watch for fraud and abuse and to derive logs, statistics and classifications about how its service is used, which it can use to improve its products. It does not use it to train its models without our consent, and we have not given it.

How long we keep it

• Account and content: until you delete them. Deleting your account removes your content, except messages you sent into shared spaces, which are anonymised so other people's conversations still make sense, and short-lived backups.
• Reporter contact details (email and network address on a report): deleted automatically 12 months after the report is closed. The report itself, without them, is kept as the record that we were notified and what we did.
• Moderation records: kept as the evidence trail the law expects us to have.
• Logs and error data: kept briefly, on the provider's rolling windows.

Your rights

You can ask us for access to your data, correction, deletion, portability, restriction, or object to a processing, by writing to legal@azemble.org. We answer within a month. You can also complain to a supervisory authority; in Portugal that is the CNPD (www.cnpd.pt).

Children

Azemble is for people aged 18 and over. If we learn an account belongs to someone younger, we close it and delete its data.

Changes

Changes to this policy are announced the way the Terms describe: meaningful changes with 30 days' notice, minor fixes with a new date on this page.

Esta política diz que dados pessoais o Azemble trata, porquê, e quais são os teus direitos. Foi escrita para corresponder ao que o software realmente faz, e atualizamo-la quando isso muda. Faz parte do acordo descrito nos Termos de Serviço. Em caso de divergência entre as versões, prevalece a portuguesa.

Quem é responsável

O responsável pelo tratamento é Hugo Veloso, que opera o Azemble a partir de Portugal. Para qualquer questão sobre os teus dados, escreve para legal@azemble.org.

O que recolhemos

• A tua conta: nome, email, uma palavra-passe cifrada (nunca a palavra-passe em si), fuso horário, idioma e uma foto de perfil opcional. Se iniciares sessão com o Google, recebemos o teu nome, email e, uma única vez, a tua foto de perfil do Google se não tiveres nenhuma no Azemble.
• O que crias: eventos e o seu conteúdo, mensagens, votos em sondagens, itens de listas, registos de despesas e a tua participação em eventos. Quem os pode ver é definido pela visibilidade do próprio evento, como descrito nos Termos.
• A tua localização (perfil): opcional, e vazia até a definires. É a cidade ou área que escolhes no seletor de localização, ou a que é encontrada quando tocas em Usar a minha localização (Use my location). Nunca é mais precisa do que uma cidade ou área, e nunca uma rua.
• Registos de aceitação: quando aceitaste os Termos, que versão, e a tua confirmação de idade, guardados como prova do acordo.
• Denúncias: se denunciares conteúdo, a denúncia e, se os deixares, o teu email e a identidade da tua conta, além do endereço de rede de onde foi enviada. Se fores denunciado ou moderado, a denúncia e o registo de moderação referem o teu conteúdo ou a tua conta.
• Dados técnicos: registos de servidor e relatórios de erros necessários para operar e proteger o serviço, que podem incluir endereços de rede e informação do navegador.

Não temos publicidade, não vendemos dados, não construímos perfis de interesses e não usamos cookies de rastreamento, apenas os poucos cookies de que a app precisa para funcionar, como manter a tua sessão iniciada.

Porquê, e com que fundamento legal

• Prestar o serviço a que aderiste: conta, conteúdo, participação e os emails que o produto envia (execução de um contrato). Controlas os emails não essenciais nas definições de notificações, e todos trazem uma ligação para cancelar.
• Tratar denúncias, moderação, comunicações obrigatórias e ordens de autoridades (obrigação legal, incluindo o Regulamento dos Serviços Digitais).
• Manter o serviço seguro: limites de utilização, prevenção de abuso, registos, monitorização de erros (interesse legítimo em operar um serviço seguro).

Onde ficam os dados, e quem os processa

O Azemble corre em infraestrutura na União Europeia. Fornecedores que processam dados por nós: Fly.io (alojamento), Tigris (armazenamento de ficheiros, região UE), Upstash (dados em memória), Resend (envio de email), Sentry (monitorização de erros), Google (apenas se escolheres iniciar sessão com o Google), Cloudflare (deteção de bots no registo e no início de sessão), ChibiGeo (pesquisa de lugares, operado pela ZeitFlow UG, em Berlim, usado apenas para a localização no teu perfil), Anthropic (a IA que faz o rascunho de um modelo, usada apenas quando lho pedes) e TypeSafe (Jev, a IA que organiza as etiquetas novas, usada apenas quando alguém escreve uma etiqueta que não corresponde a nenhuma existente). Alguns são empresas norte-americanas a operar infraestrutura na UE; quando possa ocorrer uma transferência para fora da UE, está coberta pelas cláusulas contratuais-tipo da UE nos respetivos acordos de tratamento de dados. Não partilhamos dados pessoais com mais ninguém, exceto autoridades quando a lei o exigir.

O ChibiGeo recebe o texto que escreves no seletor de localização e, se tocares em Usar a minha localização (Use my location), a posição que o teu dispositivo reporta, uma única vez. Ambos partem do nosso servidor, não do teu navegador, pelo que o teu endereço de rede não é enviado. O ChibiGeo processa-os na UE, não guarda o conteúdo das pesquisas e mantém os seus registos no máximo 30 dias, segundo a sua própria política de privacidade. Usar a minha localização é opcional e só corre quando lhe tocas. O Azemble guarda apenas a cidade ou área que a pesquisa devolve; a posição do teu dispositivo nunca é guardada nem registada.

A Cloudflare opera o Turnstile, a verificação que distingue pessoas de bots quando te registas ou inicias sessão. A verificação corre no teu navegador, pelo que a Cloudflare recebe o teu endereço de rede e sinais do teu navegador, como descrito no seu Adendo de Privacidade do Turnstile (Turnstile Privacy Addendum). A Cloudflare também usa estes sinais, ao abrigo do seu próprio interesse legítimo, para melhorar o Turnstile.

A Anthropic opera o Claude, a IA que faz o rascunho de um modelo quando lho pedes. Recebe o que escreves para descrever o teu plano (o que estás a planear, as tuas respostas às perguntas opcionais e o que pode fazer isto correr mal) e o idioma em que usas o Azemble. Não recebe o teu nome nem o teu email. O pedido parte do nosso servidor, não do teu navegador, pelo que o teu endereço de rede não é enviado. A Anthropic guarda-o nos Estados Unidos, e o modelo pode correr em qualquer uma das regiões onde a Anthropic opera, pelo que se trata de uma transferência para fora da UE, coberta pelas cláusulas contratuais-tipo do seu acordo de tratamento de dados. A Anthropic apaga o pedido e o rascunho no prazo de 30 dias, salvo se precisar de os guardar mais tempo para fazer cumprir a sua política de utilização ou para cumprir a lei, e não os usa para treinar os seus modelos, como descrito na sua página de retenção de dados comerciais (commercial data retention).

A TypeSafe opera o Jev, a IA que organiza as etiquetas novas. Quando alguém escreve uma etiqueta que não corresponde a nenhuma existente, o Jev recebe essa palavra, o idioma em que a pessoa que a escreveu usa o Azemble, o nome da categoria do evento ou do modelo, se tiver uma, e até 20 etiquetas existentes para comparar. Responde a três perguntas: se a palavra quer dizer o mesmo que uma etiqueta existente, se é um tema normal para um evento, e se revela origem racial ou étnica, opiniões políticas, convicções religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos ou biométricos, saúde, vida sexual ou orientação sexual (as categorias especiais de dados do artigo 9.º do RGPD). Não recebe mais nada: nem o evento, nem quem escreveu a palavra, nem dados da conta. O pedido parte do nosso servidor, não do teu navegador, pelo que o teu endereço de rede não é enviado. A TypeSafe processa-o nos Estados Unidos, pelo que se trata de uma transferência para fora da UE, coberta pelas cláusulas contratuais-tipo do seu acordo de tratamento de dados (Data Processing Agreement). A TypeSafe não fixa um prazo para guardar o pedido: o seu acordo diz que o guarda durante o tempo de que o tratamento precisar. A TypeSafe pode também usá-lo, sem prazo, para detetar fraude e abuso e para extrair registos, estatísticas e classificações sobre a utilização do seu serviço, que pode usar para melhorar os seus produtos. Não o usa para treinar os seus modelos sem o nosso consentimento, e nós não o demos.

Quanto tempo os guardamos

• Conta e conteúdo: até os apagares. Apagar a conta remove o teu conteúdo, exceto as mensagens que enviaste para espaços partilhados, que são anonimizadas para que as conversas das outras pessoas continuem a fazer sentido, e cópias de segurança de curta duração.
• Contactos do denunciante (email e endereço de rede numa denúncia): apagados automaticamente 12 meses depois de a denúncia ser encerrada. A denúncia em si, sem eles, é mantida como registo de que fomos notificados e do que fizemos.
• Registos de moderação: mantidos como o registo de prova que a lei espera que tenhamos.
• Registos técnicos e de erros: mantidos por pouco tempo, nas janelas rotativas dos fornecedores.

Os teus direitos

Podes pedir-nos acesso aos teus dados, retificação, apagamento, portabilidade, limitação, ou opor-te a um tratamento, escrevendo para legal@azemble.org. Respondemos no prazo de um mês. Podes também apresentar reclamação a uma autoridade de controlo; em Portugal é a CNPD (www.cnpd.pt).

Crianças

O Azemble é para pessoas com 18 anos ou mais. Se soubermos que uma conta pertence a alguém mais novo, encerramo-la e apagamos os seus dados.

Alterações

As alterações a esta política são anunciadas como descrito nos Termos: alterações relevantes com 30 dias de antecedência, correções menores com uma nova data nesta página.